Foaia de parcurs este un document justificativ obligatoriu prin care firmele din România evidențiază modul de utilizare a vehiculelor în activitatea economică. Scopul principal: justificarea cheltuielilor cu combustibilul, TVA-ul aferent și toate costurile de exploatare a autovehiculului în fața organelor fiscale.
Practic, fără foi de parcurs, firma ta pierde bani. Codul Fiscal prevede că fără acest document, cheltuielile cu vehiculul se deduc doar 50% — atât la impozitul pe profit/venit, cât și la TVA. Cu foi de parcurs completate corect, deduci 100%. Diferența poate ajunge la mii de lei pe an, pentru fiecare vehicul.
Foile de parcurs sunt reglementate prin mai multe acte normative: Codul Fiscal (Legea 227/2015), Legea 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă, și HG 1391/2006 privind circulația pe drumurile publice. Nu există un model unic obligatoriu — firma poate folosi orice format, atât timp cât sunt incluse informațiile minime cerute de lege.
Cine este obligat să întocmească foi de parcurs
Obligația de a completa foi de parcurs se aplică tuturor entităților juridice care dețin sau utilizează vehicule, indiferent de forma de organizare sau de regimul fiscal ales.
SRL-uri și SA-uri
Toate societățile comerciale cu vehicule în patrimoniu sau în folosință (comodat, leasing) trebuie să întocmească foi de parcurs. Obligația există chiar și dacă firma optează pentru deducerea limitată de 50%.
PFA și Întreprinderi Individuale
PFA-urile care utilizează un vehicul în activitatea economică — fie propriu (prin contract de comodat), fie achiziționat pe PFA — sunt obligate să completeze foi de parcurs pentru deducerea cheltuielilor cu combustibilul.
Microîntreprinderi
Microîntreprinderile au aceleași obligații. Chiar dacă impozitul se calculează pe venituri (nu pe profit), foile de parcurs rămân necesare pentru deducerea TVA-ului și pentru conformitatea cu Legea 319/2006.
ONG-uri și Instituții Publice
Organizațiile non-profit și instituțiile publice care dețin autovehicule sunt de asemenea obligate să întocmească foi de parcurs, conform Legii 319/2006, pentru evidența deplasărilor și protecția muncii.
Excepții: cine NU are nevoie de foi de parcurs pentru deducere 100%
Există categorii de vehicule exceptate de la limita de 50%, pentru care se deduc integral cheltuielile și FĂRĂ foi de parcurs: vehicule utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, pază și protecție, curierat, agenți de vânzări sau achiziții, transport de persoane cu plată (inclusiv taxi), închiriere către alte persoane, instruire în școli de șoferi, sau vehicule utilizate ca marfă în scop comercial.
Deductibilitate 50% vs 100% — cât pierzi fără foi de parcurs
Limita de 50% se aplică la toate cheltuielile cu vehiculul, nu doar la combustibil. Conform Art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul Fiscal, cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații sunt deductibile limitat la 50% dacă vehiculul nu este utilizat exclusiv în scopul activității economice. Art. 298 aplică aceeași limitare pentru TVA. Detalii suplimentare în ghidul ANAF privind deductibilitatea cheltuielilor auto.
Exemplu: un autoturism cu cheltuieli anuale de 12.000 RON
Combustibil (2 plinuri/lună × 12 luni)7.200 RON
Revizie + reparații1.200 RON
RCA + CASCO (scutite de TVA)2.600 RON
Rovinieta + ITP200 RON
Cauciucuri, spălătorii, parcare800 RON
Total cheltuieli anuale12.000 RON
FĂRĂ foi de parcurs (deducere 50%)
TVA nedeductibil (50% din ~1.500 RON*): ~750 RON
Cheltuieli nedeductibile → impozit profit suplimentar (16%): ~850 RON
Pierdere totală: ~1.600 RON/an/mașină
CU foi de parcurs (deducere 100%)
TVA dedus integral: ~1.500 RON recuperați
Cheltuieli deduse integral la impozitul pe profit
Economie: ~1.600 RON/an/mașină
*TVA-ul de ~1.500 RON se calculează doar pe cheltuielile cu TVA (~9.400 RON) — asigurările RCA și CASCO sunt scutite de TVA conform Art. 292 din Codul Fiscal.
La o flotă de 3 mașini, pierderile ajung la ~4.800 RON/an — doar pentru că nu ai foi de parcurs completate.
7 greșeli frecvente la completarea foilor de parcurs
Chiar și atunci când foile de parcurs sunt completate, ANAF poate refuza deductibilitatea dacă există erori. Acestea sunt cele mai frecvente greșeli care duc la probleme la control:
1
Scop și destinație vagi
Formulări precum „Sediu – Clienți" sau „Ploiești – București" nu sunt suficient de precise. Trebuie specificat concret: „Ploiești – București, livrare comandă nr. 1234 la SC Client SRL, str. Victoriei nr. 10".
2
Norma de consum la 100 km în loc de per km
Codul Fiscal cere norma de consum pe kilometru parcurs (ex: 0.075 L/km), nu pe 100 km (7.5 L/100km). Multe firme completează greșit și ANAF refuză deductibilitatea pe acest motiv.
3
Lipsa categoriei de vehicul
Fiecare foaie de parcurs trebuie să menționeze categoria vehiculului (autoturism, autoutilitară, autocamion). Este un element obligatoriu, iar omiterea lui poate invalida documentul.
4
Discontinuități în completare
Goluri de luni întregi între foile de parcurs ridică semne de întrebare. Dacă mașina a fost folosită dar nu există foi de parcurs, ANAF poate considera că vehiculul a fost utilizat în scop personal.
5
Necorelare km cu bonuri de combustibil
Dacă numărul de km parcurși nu se corelează cu cantitatea de combustibil alimentată, inspectorii vor sesiza discrepanța. Consumul declarat trebuie să fie realist față de specificațiile vehiculului.
6
Rute nerealiste
Un șofer care apare ca parcurgând 800 km/zi în fiecare zi lucrătoare va atrage atenția. Rutele trebuie să reflecte realitatea și să fie corelate cu activitatea firmei.
7
Completarea retroactivă evidentă
Foile de parcurs completate „din urmă" pentru o perioadă lungă, toate cu același scris și aceeași cerneală, sunt un semnal clar de neconformitate. Completarea trebuie făcută regulat.
Foi de parcurs pentru PFA și mașina în regim de comodat
Cel mai frecvent scenariu întâlnit în practică: un antreprenor cu PFA sau SRL mic care folosește mașina personală pentru firmă, pe baza unui contract de comodat.
Cum funcționează regimul de comodat
Contractul de comodat permite utilizarea unui bun (mașina personală) de către firmă, fără plată. Firma poate deduce cheltuielile cu combustibilul și întreținerea, dar numai dacă demonstrează utilizarea exclusivă în scopul activității economice — prin completarea foilor de parcurs.
Fără foi de parcurs, deductibilitatea este limitată la 50% din cheltuieli și 50% din TVA. Cu foi de parcurs completate corect, deductibilitatea este de 100%.
Aspecte importante la comodat
Contractul de comodat trebuie să fie încheiat în formă scrisă, cu datele vehiculului (marcă, model, nr. înmatriculare) și durata comodatului. Cheltuielile cu asigurările (RCA, CASCO) nu sunt deductibile pe firmă dacă vehiculul este în comodat, deoarece asigurarea este pe numele proprietarului (persoană fizică). În schimb, combustibilul, reviziile și piesele de schimb pot fi deduse prin foile de parcurs.
PFA cu normă de venit
PFA-urile care funcționează în sistem de normă de venit nu calculează cheltuieli deductibile, dar sunt totuși obligate să întocmească foi de parcurs conform Legii 319/2006 (protecția muncii) și pentru justificarea TVA-ului, dacă sunt plătitoare de TVA.
Foi de parcurs pentru mașini electrice și hibride
Numărul de vehicule electrice și hibride din România crește rapid, iar proprietarii de firme se întreabă cum se completează foile de parcurs în aceste cazuri.
Mașini 100% electrice
Principiul rămâne identic: foaia de parcurs este obligatorie și trebuie să conțină aceleași informații minime. Diferența: în loc de consum de combustibil în litri, se evidențiază consumul de energie în kWh. Norma de consum se exprimă în kWh/km (de exemplu, 0.18 kWh/km pentru un consum mediu de 18 kWh/100km). Alimentările se înlocuiesc cu încărcări, specificând kWh încărcați și costul.
Mașini hibride
Vehiculele hibride (plug-in sau clasice) necesită evidențierea ambelor surse de energie: combustibil (litri) și energie electrică (kWh). Foaia de parcurs trebuie să conțină două norme de consum și două secțiuni de alimentare/încărcare. Este o situație mai complexă, dar principiul rămâne același.
Legislația se aplică identic
Codul Fiscal nu face distincție între vehicule pe combustibil și vehicule electrice în privința obligativității foilor de parcurs. Regulile de deductibilitate 50% vs 100% se aplică la fel. Singura diferență este unitatea de măsură a consumului.
Ce verifică ANAF la foile de parcurs în timpul unui control fiscal
Un control fiscal poate viza orice perioadă din ultimii 5 ani. Iată ce verifică inspectorii ANAF în mod specific când analizează foile de parcurs:
Existența documentelor
Primul lucru verificat: există foi de parcurs pentru fiecare vehicul din patrimoniul firmei, pentru întreaga perioadă controlată? Lipsa totală a foilor = deducere limitată automat la 50%.
Elementele obligatorii
Inspectorii verifică prezența celor 4 elemente minime: categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, km parcurși, norma de consum. Lipsa oricăruia poate invalida documentul.
Corelarea cu bonuri fiscale
ANAF compară cantitatea de combustibil din foile de parcurs cu bonurile fiscale și facturile de alimentare. Discrepanțe mari (consum declarat mult mai mic sau mare decât alimentările) ridică un semnal de alarmă.
Realismul rutelor și km
Inspectorii pot verifica dacă rutele declarate și km parcurși sunt realiste folosind Google Maps sau alte instrumente. Distanțe exagerate sau rute imposibile = documentul este respins.
Continuitatea completării
Se verifică dacă foile de parcurs au fost completate regulat pe toată durata perioadei. Foile completate „din urmă" pentru 6-12 luni sunt ușor de identificat și ridică suspiciuni.
Corelarea cu activitatea firmei
ANAF analizează dacă deplasările declarate au legătură cu obiectul de activitate al firmei. Deplasări frecvente în locații care nu au legătură cu afacerea pot fi considerate uz personal.
Cum se calculează consumul normat pe foaia de parcurs
Consumul normat este consumul teoretic de combustibil, calculat pe baza normei tehnice a vehiculului și ajustat cu coeficienți în funcție de condițiile de exploatare.
Formula de calcul
Consumul normat = Norma de bază (din cartea tehnică) × Km parcurși × Coeficienți de corecție
Norma de bază se exprimă în litri/km (de exemplu, pentru un consum mediu de 7.5 L/100km, norma de bază este 0.075 L/km).
Coeficienți de corecție frecvent utilizați
Firmele pot stabili sporuri de consum în funcție de condițiile reale de utilizare: spor pentru deplasări în mediu urban (+10%), spor pentru sezonul rece, decembrie-martie (+10%), spor pentru aer condiționat pornit (+5-7%), spor pentru transport de marfă cu vehicul încărcat (+5-10%), spor pentru drum de munte sau condiții meteo dificile (+10-15%).
Acești coeficienți trebuie stabiliți prin decizie internă a firmei și menționați pe foaia de parcurs sau într-un document adiacent. Nu există coeficienți obligatorii impuși de lege, dar trebuie să fie rezonabili și justificabili.
Consumul normat vs. consumul efectiv
Pe foaia de parcurs apar de obicei ambele valori. Consumul normat este cel calculat prin formulă. Consumul efectiv se determină pe baza diferenței de combustibil în rezervor (existent la început + alimentări - existent la sfârșit). Cele două valori trebuie să fie apropiate — o discrepanță mare indică o problemă de completare.
Cadrul legal complet — legislația privind foile de parcurs în România
Obligația de a întocmi foi de parcurs decurge din mai multe acte normative. Iată referințele legislative complete:
Art. 298 — deducerea TVA pentru vehicule utilizate în scop economic (50% vs 100%). Art. 25 alin.(3) lit. l — cheltuieli cu autovehiculele la impozitul pe profit. Art. 68 — cheltuieli deductibile pentru PFA-uri. Normele metodologice pct. 16 alin.(2) și pct. 68 alin.(2) — cele 4 elemente obligatorii ale foii de parcurs.
Art. 13 lit. e — angajatorul este obligat să întocmească instrucțiuni proprii pentru completarea și eliberarea foilor de parcurs, inclusiv mențiuni privind starea tehnică a vehiculelor la plecarea și sosirea din curse.
Art. 27 alin. 2 lit. b — persoanele juridice deținătoare de vehicule au obligația să elibereze foi de parcurs sau ordin de serviciu pentru vehiculele care se deplasează în cursă. Sancțiuni: amenzi, suspendarea licenței, confiscarea vehiculului.
Reglementează documentele financiar-contabile și termenele de păstrare (minimum 5 ani). Ordinul 1296/2021 al ANRSPS conține modelul normativ al foii de parcurs, dar acesta nu este obligatoriu — firmele pot folosi propriul format.
Întrebări frecvente despre foi de parcurs
Răspunsuri la cele mai căutate întrebări despre completarea, obligativitatea și legislația foilor de parcurs în România.
Foaia de parcurs este un document justificativ care evidențiază modul de utilizare a unui vehicul în activitatea economică a unei firme. Principalul rol este justificarea cheltuielilor cu vehiculul (combustibil, revizii, asigurări, amortizare) și a TVA-ului aferent, în vederea deductibilității fiscale integrale (100%).
Da. Chiar dacă optezi pentru deducerea limitată de 50%, foaia de parcurs rămâne obligatorie conform Legii 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă și conform HG 1391/2006 privind circulația pe drumurile publice. Lipsa foii de parcurs nu este o opțiune legală, indiferent de regimul fiscal ales.
Da. Obligația de a întocmi foi de parcurs nu este legată exclusiv de deducerea combustibilului. Legea 319/2006 (protecția muncii) impune completarea foilor de parcurs pentru orice vehicul al firmei, iar HG 1391/2006 prevede obligația eliberării foii de parcurs pentru vehiculele care se deplasează în cursă.
Conform legislației, responsabilitatea completării revine conducătorului auto — persoana care conduce efectiv vehiculul. În practică, pentru firmele mici, administratorul care conduce mașina firmei este cel care completează foaia de parcurs. Contabilul verifică și arhivează documentul.
Nu există o cerință legală privind numărul de foi de parcurs pe lună. Poți face o singură foaie de parcurs pe lună în care să incluzi toate deplasările, sau câte una pe săptămână sau pe zi. Majoritatea firmelor fac o foaie pe lună, adăugând toate rutele și alimentările din luna respectivă.
Din punct de vedere fiscal, semnătura și ștampila nu sunt obligatorii pentru deductibilitate. Codul Fiscal nu condiționează deductibilitatea de existența semnăturii sau ștampilei. Totuși, din perspectiva protecției muncii (Legea 319/2006), semnătura șoferului care atestă starea tehnică a vehiculului poate fi cerută.
Legal, nu există o interdicție explicită. Practic însă, foile completate retroactiv pentru perioade lungi sunt ușor de identificat de inspectori (aceeași cerneală, același scris). Completarea regulată — săptămânal sau lunar — este recomandată pentru a evita suspiciunile.
Da, legislația acceptă foi de parcurs în format electronic. Important este ca documentul să conțină toate informațiile obligatorii și să poată fi prezentat la cererea organelor de control, fie pe ecran, fie printat. Foile generate digital sunt la fel de valabile ca cele completate manual.
Nu există un model unic obligatoriu. Ordinul 1296/2021 al ANRSPS conține un model normativ, dar firmele pot folosi propriul format. Condiția este ca documentul să cuprindă cel puțin cele 4 informații minime cerute de Normele metodologice ale Codului Fiscal: categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, km parcurși și norma de consum.
Foile de parcurs trebuie păstrate minimum 5 ani de la data întocmirii, conform OMFP 2634/2015. În cazul unui control fiscal, ANAF poate solicita documentele pentru întreaga perioadă verificată. Recomandăm păstrarea lor pe durata prescripției fiscale (5 ani + eventuale întreruperi).
ANAF va limita deducerea cheltuielilor cu vehiculul la 50% și va recalcula TVA-ul pentru întreaga perioadă controlată. Aceasta înseamnă obligații fiscale suplimentare (impozit pe profit/venit + TVA) plus penalități de întârziere calculate de la data la care sumele ar fi trebuit plătite.
Deplasările domiciliu-serviciu pot fi incluse în foaia de parcurs dacă vehiculul este utilizat exclusiv în interes de serviciu. În acest caz, ruta se trece cu scopul „Deplasare la/de la sediul firmei". Dacă vehiculul este folosit și în scop personal, se aplică limitarea de 50%.
Foaia de parcurs detaliază rutele parcurse (plecare, sosire, km, scop). Fișa de Activități Zilnice (FAZ) centralizează consumul de combustibil, făcând legătura între km parcurși, alimentări și combustibilul rămas în rezervor. FAZ-ul este un document complementar, nu un înlocuitor al foii de parcurs.
Ordinul de deplasare (delegația) justifică deplasarea salariatului și drepturile bănești aferente (diurnă, cazare). Foaia de parcurs justifică utilizarea vehiculului și consumul de combustibil. Sunt documente diferite cu scopuri diferite. Un salariat delegat cu mașina firmei are nevoie de ambele documente.
Rapoartele GPS pot fi folosite ca sursă de informații suplimentare, dar nu înlocuiesc foaia de parcurs. Legislația cere un document care să conțină cele 4 elemente obligatorii (categoria vehiculului, scopul deplasării, km, norma de consum) — un raport GPS nu conține automat toate aceste informații. Unele sisteme GPS generează foi de parcurs, dar documentul rezultat trebuie să respecte cerințele legale.
Principiul este identic cu vehiculele pe combustibil. Diferența: în loc de litri, se evidențiază consumul în kWh. Norma de consum se exprimă în kWh/km. Alimentările se înlocuiesc cu încărcări (kWh încărcați, cost). Legislația nu face distincție — regulile de deductibilitate 50%/100% se aplică la fel.
Nu, foile de parcurs nu sunt documente cu regim special. Nu necesită înserierea prin intermediul ANAF, nu au număr predefinit și pot fi generate în orice format. Firmele pot folosi carnete cumpărate, foi în Excel/Word sau aplicații online — fără restricții de format.
Da, foaia de parcurs este obligatorie și pentru autoutilitare și autocamioane. În plus, pentru vehiculele de transport marfă, pot fi necesare și alte documente (CMR, aviz de însoțire a mărfii). Vehiculele peste 3.5 tone nu intră sub incidența limitării de 50% a TVA — dar foaia de parcurs rămâne obligatorie.
Ce spun utilizatorii
Peste 1.000 de firme folosesc foi-parcurs.ro în fiecare lună
„Am căutat mult un generator gratuit de foi de parcurs și ăsta e singurul complet — funcționează online, fără instalare, și merge pentru orice tip de vehicul: mașină, utilitară, electrică, chiar și utilaje. Nu am găsit altul care să ofere atât de mult fără să ceară cont sau plată."
M.P.
Mihai P.
Administrator SRL, Ploiești
„Contabila mea mă tot certa că nu fac foi de parcurs. Am găsit site-ul ăsta, am completat 6 luni de foi într-o oră și acum le fac lunar. PDF-ul arată profesional, nu mai am probleme la control."
A.D.
Andreea D.
PFA, București
„Gestionez o flotă de 12 mașini. Foile de parcurs erau un coșmar lunar. Cu generatorul ăsta fac câte una pe zi, rapid și curat. Am trecut apoi pe FoiParcursAuto pentru rute salvate — nu m-aș mai întoarce."
C.M.
Cosmin M.
Manager Logistică, Timișoara
Pierzi timp în fiecare lună cu foile de parcurs?
Scrii aceleași adrese, calculezi km manual, completezi totul de la zero. Cu FoiParcursAuto.ro o foaie completă se face în sub 1 minut — rutele se salvează, km-ii se calculează automat prin Google Maps, FAZ-ul se generează singur.